【ペーパーレスの時代に逆行】手紙って大切よな

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どうもヒロりんです。

近頃はIT機器の進歩により一人1台パソコンやタブレットを持っています。

これにより企業などでは紙の印刷に伴うコストの削減などを目的にペーパーレスを進めています。

社会全体としても政治家が脱ペーパーについて言及したりもしています。

そんな中自分としてもペーパーレスは促進すべきだとは思いますが、手紙においては残ってほしい文化だなと思っています。

そのことについて記事にしていきます。

 

ペーパーレスって?

ペーパーレスとはやみくもにオフィス内の紙を減らすのではなく、ペーパーレスの「概念」や「仕組み」を理解したうえで無駄を省き、働きやすい効率のいいオフィスにすることが目標となっています。

ペーパーレスの対象物

● 資料中心としたビジネス文書

● カタログ、書籍、雑誌等の紙類

● 図面、商品サンプル、展示物…

などが挙げられます。確かにこれらのものはペーパーレスで良いのかなという印象です。

その中で手紙の存在意義はまた違ったところにあるのかなと思います。

 

手紙の大切さ

最近になり、20代前半の子たちに対して指導することが多くあります。

その中で指導者の大半が言っていることが「どうして何回も言ってることができないんだろう」という嘆きである。

確かに自分も新人を指導していてそれを強く思う。何度も言う必要があるのだろうけども、それだけでは頭に入っていないのだろう。

そうとなれば手紙に書いて視覚からもアプローチするほうが心に残るのではないかと考えたのである。

そのようなアプローチをすると意外にも喜んでくれている。

 

手紙を書く際の注意点

手紙を書く際の注意点としては次のことが挙げられる。

● 文字として残るため誤字脱字に気を使える

● 指摘する内容は、強すぎないように注意する。文字で見るとより強い印象となる

● 手紙を読み終えた時に読み手が嬉しくなるような内容にする。

● できれば手書きが良い

手紙は会話とは違い、相手の反応を想像しながら手紙を書いていかないといけないので難しい部分もあります。

でも文字に書くことで自分の考えを冷静に分析することも出来るので、いろんな言い回しが出来ます。

手紙にすることで良くも悪くも印象に残りやすくなるので、できれば読み手が嬉しくなる内容にして締めくくると良いと思います。

 

最後に

自分はもともと喋ることが苦手でしたが、職場で役職についてからはスタッフとの会話は大切であると実感しています。

その時に特に伝えたい内容は手紙に書いたりして相手に渡すようにしています。

自分も若手のころ上司からいろんな内容の手紙をもらったりしましたが、注意されるだけの内容や、後味の悪い内容の手紙は今でも覚えています。

なので、自分のもとで働いているスタッフにはそんな思いはしてほしくないので、読み手のことを考えて書くことを意識しています。

これからも手紙パワーを活用していきたいと思います。

ではまた明日。バイバイ。

 

 

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