【誰でも出来る】ダメな会議を有意義なものにするためのテクニック

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どうもヒロりんです。

自分は看護師をしているのですが、職場では毎日昼に30分間カンファレンスを行います。

そこでは「入院患者の情報を流すだけ」とか「問題解決もできない話し合い」という内容が多くみられます。

またその時間が45分になるなど、無駄な時間を延長してしまっています。

 

今回はこのダメな会議を「有意義な会議」にするためのテクニックを紹介していきます。

特に高いスキルは必要ないので気軽に見てください。

 

ダメな会議の特徴

まずダメな会議の特徴として以下のものがあげられrます。

[su_box title="ダメな会議の特徴" style="soft" title_color="#f6f6f6"]

・決まった時間に集まらない

・話している内容が伝わらない

・活発な意見交換がない

・決定事項が決まらない

・決めたことが行動に移せない[/su_box]

このように5つ挙げられます。見てみるとどこの会議でもあり得るような内容だと思います。

次からは、このダメな会議を激変させるテクニックについて説明していきます。

 

有意義な会議にするために

ダメな会議は『ファシリテーション』する人がいれば劇的に良くなる。

ファシリテーションとは議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

となっています。上記にはリーダーと記されていますが、自分の経過からすると別にリーダーが行うというよりも誰でも行えるのが、ファシリテーションの良いところであると思います。

その様なところをstepごとに分けて、掘り下げたいと思います。

step①会議の開始時間を固定する

これは基本的なことになるとは思いますが、どうしても自分の仕事を優先し会議に参加しようという意識が薄い人がいます。これでは会議の意味がありません。なので決まった時間に会議を開始できるように意識付けることから始めましょう。

 

step②会議が終わるタイミングで「決まったこと」を確認する

よくあるダメな会議の例として、会議が終わり「何かが決まったが、具体的になにをすればいいのかが理解できていない人が多数いる」というものがあります。

これの解決策として、会議が終わったタイミングで『決まったこと』『やるべきこと』について確認することを行います。そうすることで、会議に参加した人の認識を合わせることが出来ます。また、やるべきことについては『誰が、いつまでに』も確認しておくと、担当者と機嫌が明確になります。

この確認は誰でも行うことが出来ます。たとえ新人でも行えるのです。

すいません。最後に確認しておきたいのですが…。」という形で勇気をだし声に出すことで周りから感謝されることにもなること間違いなしです。

 

step③会議の終了する条件を確認する。

ダメな会議の例で会議が時間通りに終わらないことがあります。その理由としては

[su_box title="時間通りに終わらない理由" style="glass" title_color="#eeb455" radius="7"]

・主旨と関係のない話が長い

・話がよく脱線する

・議論すべきか、そうでないかの認識が曖昧である[/su_box]

このようにならないためには、会議の開始のタイミングで『どのようなことが決まれば会議終了と言えるのか』を確認しておくことです。

また話し合いたい内容が数個あるのならその一つ一つにどの程度時間を割くのかを事前に考えておきましょう。他にも話がズレていきかけた時に話を修正することが出来れば時間通りに決めたいことを決めれるようになります。

 

step4会議での意見を文字におこす

会議中に議論がかみ合っていないことや、同じことをなんども説明している場面があると思います。

そんな時は発言している人の言葉をそのまま書くことをおススメします。この時に『意見』『論点』『決定事項』に分けるように意識してください。

[su_box title="書くこと3つ" style="glass" title_color="#2eef14" radius="7"]

・意見→発言をそのまま書く

・論点→質問や議題を「問」として明記する

・決定事項→決まったことを「結」として明記する[/su_box]

一番いいのはホワイトボードに書くことです。こうすることで参加者全員に見える化することが出来ます。見えることで劇的に議論が楽になるのです。

 

最後に

ここまで4つのテクニックについて説明してきました。見ていただいたように誰にでも行える内容になっています。

いつもつまらない会議だなと感じているのであれば、少しの勇気で劇的に良い会議へと変容するのです。

少し勇気を出してみませんか?

きっと賛同してくれる人は多いはず。頑張ってみてください。

ではまた明日。

 

 

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